Polityka prywatności

§1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest haloagent sp. z o.o. z siedzibą w Polsce.

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych: kontakt@haloagent.pl

§2. Jakie dane zbieramy

Zbieramy tylko dane niezbędne do świadczenia usługi:

Dane Użytkownika (właściciela konta):

• Imię i nazwisko / nazwa firmy
• Adres email
• Numer telefonu
• NIP i adres firmy (do faktur)
• Dane logowania (zaszyfrowane)

Dane Klientów Końcowych (osób dzwoniących):

• Numer telefonu
• Treść rozmowy (transkrypt)
• Nagranie audio rozmowy (opcjonalnie)
• Data i czas rozmowy
• Wybrany termin wizyty

NIE zbieramy: imienia/nazwiska Klienta (chyba że sam je poda), numeru rejestracyjnego pojazdu, danych płatniczych Klienta, lokalizacji.

§3. W jakim celu

Twoje dane przetwarzamy w celu:

• Świadczenia usługi (umawianie wizyt, wysyłka SMS, panel CRM)
• Wystawiania faktur i rozliczeń
• Komunikacji z Tobą (wsparcie, powiadomienia o usłudze)
• Ulepszania działania asystenta AI (na podstawie zanonimizowanych danych)
• Wypełnienia obowiązków prawnych (księgowość, podatki)

§4. Podstawa prawna

Dane przetwarzamy na podstawie:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy (świadczenie usług)
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne (faktury, podatki)
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (ulepszanie usług)

§5. Przechowywanie i lokalizacja

Wszystkie dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (region eu-central, Niemcy/Irlandia).

Rodzaj danych	Okres przechowywania
Dane Użytkownika	do zamknięcia konta + 30 dni
Faktury	5 lat (obowiązek prawny)
Transkrypty rozmów	90 dni od daty rozmowy
Nagrania audio	30 dni od daty rozmowy
Rezerwacje wizyt	2 lata od daty wizyty
Logi techniczne	30 dni

§6. Komu przekazujemy dane

Dane przekazujemy wyłącznie zaufanym dostawcom usług w celu realizacji umowy:

Dostawca	Cel	Lokalizacja
Twilio Inc.	Telefonia i SMS	UE (Irlandia)
ElevenLabs Ltd.	Generowanie głosu AI	UE
OpenAI	Przetwarzanie języka (LLM)	UE / Standard Contractual Clauses
Supabase Inc.	Baza danych i autoryzacja	UE (Frankfurt)
Stripe	Płatności	UE (Irlandia)

Wszyscy nasi dostawcy są związani umowami powierzenia przetwarzania danych zgodnymi z RODO.

Nigdy nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych w celach marketingowych podmiotom trzecim.

§7. Prawa Użytkownika

Zgodnie z RODO masz prawo do:

• Dostępu do swoich danych
• Sprostowania nieprawidłowych danych
• Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym")
• Ograniczenia przetwarzania
• Przenoszenia danych (eksport w formacie JSON/CSV)
• Sprzeciwu wobec przetwarzania
• Cofnięcia zgody w dowolnym momencie
• Wniesienia skargi do PUODO (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych)

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na kontakt@haloagent.pl. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.

§8. Pliki cookies

Serwis używa plików cookies w celach:

• Niezbędnych — sesja logowania, preferencje (zawsze włączone)
• Analitycznych — anonimowe statystyki użycia (możesz wyłączyć)

Nie używamy cookies marketingowych ani trackerów stron trzecich.

§9. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zgodne z najlepszymi praktykami:

• Szyfrowanie danych w trakcie przesyłania (TLS 1.3)
• Szyfrowanie danych spoczywających (AES-256)
• Hasła hashowane algorytmem bcrypt
• Regularne kopie zapasowe
• Logowanie i monitoring dostępu
• Dwuskładnikowe uwierzytelnianie dla pracowników Operatora

§10. Zmiany polityki

O wszelkich istotnych zmianach niniejszej polityki poinformujemy Cię z 30-dniowym wyprzedzeniem na adres email podany przy rejestracji.

§11. Kontakt

Wszelkie pytania dotyczące prywatności kieruj na:

• Email: kontakt@haloagent.pl
• Telefon: +48 696 538 696