Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osób odwiedzających haloagent.pl, kontaktujących się z nami oraz reprezentujących naszych klientów jest:

Jeżeli wyznaczymy inspektora ochrony danych, jego aktualne dane kontaktowe opublikujemy w tym miejscu.

2. Dwie różne role haloAgent

Jeżeli dzwonisz do firmy korzystającej z haloAgent, administratorem danych dotyczących tej rozmowy jest co do zasady ta firma. Informacji o jej zasadach przetwarzania szukaj w komunikacie na początku rozmowy albo w polityce prywatności tej firmy.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

• dane kontaktowe i firmowe: imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, firma, stanowisko, NIP i dane rozliczeniowe;
• dane konta: identyfikator użytkownika, uprawnienia, ustawienia workspace i historia istotnych operacji;
• dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzenia lub sesji, logi bezpieczeństwa, informacje o przeglądarce;
• dane przekazane w korespondencji, formularzu prezentacji lub zgłoszeniu wsparcia;
• w ramach usługi dla klienta: numer telefonu, nagranie lub strumień audio, transkrypcja, streszczenie, intencja rozmowy, dane rezerwacji, wiadomości SMS i wykonane przez agenta akcje — w zakresie skonfigurowanym przez klienta.

Nie prosimy o podawanie danych szczególnych kategorii. Jeśli rozmówca przekaże je z własnej inicjatywy, klient korzystający z usługi odpowiada za ustalenie właściwej podstawy prawnej i konfiguracji procesu.

4. Cele i podstawy prawne

Gdy działamy jako procesor, podstawę prawną przetwarzania danych rozmówców ustala klient będący administratorem.

5. Rozmowy obsługiwane przez AI

Agent głosowy informuje rozmówcę, że jest wirtualnym asystentem. Zależnie od konfiguracji klienta rozmowa może być nagrywana, transkrybowana, analizowana i wykorzystywana do wykonania zadania, np. sprawdzenia terminu, utworzenia rezerwacji lub wysłania SMS.

haloAgent nie zakłada, że wynik modelu AI jest nieomylny. W panelu udostępniamy historię rozmowy i wykonanych akcji, aby klient mógł je sprawdzić. Usługa nie służy do podejmowania decyzji wywołujących wobec rozmówcy skutki prawne wyłącznie automatycznie, chyba że klient wdroży taki proces zgodnie z prawem i poinformuje o nim osoby.

6. Odbiorcy i dostawcy technologii

Dane mogą być udostępniane upoważnionym członkom zespołu oraz dostawcom, którzy wspierają telekomunikację, syntezę i rozpoznawanie mowy, modele językowe, hosting, bazę danych, pocztę, SMS, wsparcie techniczne i księgowość.

W chwili przygotowania dokumentu w architekturze usługi wykorzystywane są rozwiązania dostarczane m.in. przez Twilio, ElevenLabs, OpenAI i Supabase. Zakres wykorzystania zależy od konfiguracji konkretnego wdrożenia. Dostawcy przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów albo jako niezależni administratorzy, jeśli wynika to z charakteru danej usługi.

Aktualny wykaz podprocesorów dotyczący danych powierzonych jest przekazywany klientowi wraz z umową powierzenia. Zmiany podprocesorów komunikujemy w sposób umożliwiający klientowi wykonanie praw przewidzianych w DPA.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosujemy mechanizm przewidziany w rozdziale V RODO, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne, a gdy jest to wymagane — także środki uzupełniające.

Szczegóły transferów dla konkretnej konfiguracji usługi są dostępne na żądanie klienta.

8. Jak długo przechowujemy dane

• dane zapytań — przez czas prowadzenia rozmów handlowych, a później do upływu okresu potrzebnego do obrony przed roszczeniami;
• dane konta i umowy — przez okres współpracy, a po jej zakończeniu przez czas wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych lub terminów przedawnienia;
• logi bezpieczeństwa — przez okres proporcjonalny do ryzyka i potrzeb diagnostycznych;
• nagrania, transkrypcje i dane rozmów — zgodnie z ustawieniami oraz instrukcją klienta będącego administratorem, a po zakończeniu usługi zgodnie z DPA;
• dane oparte na zgodzie — do jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przechowywania.

Dokładny okres może różnić się między wdrożeniami. Ustalamy go według celu, wymogów prawa, konfiguracji klienta i ryzyka, a nie przechowujemy danych bezterminowo „na wszelki wypadek”.

9. Cookies i pamięć przeglądarki

Strona może używać plików lub pamięci lokalnej niezbędnych do działania, bezpieczeństwa i zapamiętania wyboru dotyczącego cookies. Narzędzia analityczne lub marketingowe uruchamiamy dopiero po uzyskaniu zgody, jeśli taka zgoda jest wymagana.

Możesz zmienić ustawienia w przeglądarce i usunąć zapisane pliki. Zablokowanie elementów niezbędnych może ograniczyć działanie strony.

10. Twoje prawa

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje Ci prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu oraz wycofania zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Wniosek wyślij na kontakt@haloagent.pl. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Jeśli sprawa dotyczy rozmowy z firmą korzystającą z haloAgent, napisz przede wszystkim do tej firmy; jako procesor pomożemy jej zrealizować wniosek.

Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dobierane na podstawie ryzyka, w tym kontrolę dostępu, ograniczanie uprawnień, rejestrowanie istotnych zdarzeń, zabezpieczenia transmisji i procedury reagowania na incydenty. Zakres środków jest regularnie weryfikowany i może się zmieniać wraz z architekturą usługi.

Żadna usługa internetowa nie gwarantuje całkowitego braku ryzyka. Prosimy o niezwłoczne zgłaszanie podejrzeń naruszenia bezpieczeństwa na adres kontaktowy.

12. Zmiany i kontakt

Politykę możemy aktualizować, gdy zmienia się usługa, dostawcy lub przepisy. Na górze strony zawsze wskazujemy datę obowiązywania aktualnej wersji. O istotnych zmianach dotyczących klientów poinformujemy odpowiednim kanałem.