Regulamin haloAgent

1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi haloAgent, przeznaczonej dla przedsiębiorców i innych podmiotów korzystających z niej w związku z działalnością zawodową. Usługa nie jest ofertą konsumencką.

Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w formie pozwalającej na zapisanie i odtworzenie. Indywidualne zamówienie, oferta albo umowa mogą uzupełniać lub zmieniać jego postanowienia; w razie sprzeczności pierwszeństwo ma dokument uzgodniony indywidualnie.

2. Definicje

• Usługa — agent głosowy AI, infrastruktura telefoniczna, panel, integracje i funkcje dodatkowe opisane w zamówieniu;
• Klient — przedsiębiorca lub inny podmiot, który zawarł umowę o Usługę;
• Użytkownik — osoba upoważniona przez Klienta do korzystania z panelu;
• Rozmówca — osoba kontaktująca się telefonicznie lub wiadomością z Klientem;
• Workspace — wydzielone środowisko Klienta wraz z konfiguracją, danymi i użytkownikami;
• Integracja — połączenie Usługi z kalendarzem, CRM, SMS lub innym systemem;
• Zamówienie — zaakceptowana oferta, formularz zamówienia lub umowa określająca wariant, opłaty i parametry wdrożenia.

3. Zakres i charakter usługi

haloAgent może odbierać i inicjować dozwolone połączenia, prowadzić rozmowy przy użyciu AI, pobierać informacje z bazy wiedzy, tworzyć rezerwacje, wysyłać wiadomości, aktualizować rekordy oraz udostępniać transkrypcje i wyniki w panelu. Dokładny zakres wynika z Zamówienia i konfiguracji.

Usługa wykorzystuje modele probabilistyczne. Odpowiedzi, transkrypcje i klasyfikacje mogą zawierać błędy. Klient nie powinien używać Usługi bez odpowiednich reguł i kontroli w procesach, w których błąd może spowodować istotną szkodę, naruszyć prawo lub wywołać skutek prawny.

Usługa nie jest numerem alarmowym, poradą medyczną, prawną ani finansową i nie może zastępować wykwalifikowanej osoby w sytuacjach wymagających profesjonalnej oceny.

4. Wymagania techniczne

Do panelu wymagane są aktualna przeglądarka z obsługą JavaScript, dostęp do internetu i aktywny adres e-mail. Funkcje telefoniczne wymagają prawidłowej konfiguracji numeru lub przekierowania. Integracje mogą wymagać konta u zewnętrznego dostawcy i udzielenia właściwych uprawnień.

Klient odpowiada za urządzenia, łącze i systemy pozostające pod jego kontrolą oraz za zgodność z wymaganiami dostawców zewnętrznych.

5. Konto i bezpieczeństwo

• Klient podaje prawdziwe dane i wyznacza administratorów Workspace.
• Każdy Użytkownik korzysta z własnego konta; nie należy udostępniać danych logowania.
• Klient przydziela minimalne potrzebne uprawnienia, usuwa dostęp byłym pracownikom i zgłasza podejrzenie przejęcia konta.
• Możemy czasowo ograniczyć dostęp, jeśli jest to konieczne dla bezpieczeństwa, usunięcia awarii lub zapobieżenia nadużyciu.

6. Wdrożenie i konfiguracja

Klient dostarcza informacje o firmie, ofercie, godzinach pracy, regułach rozmów, sposobie eskalacji i wymaganych integracjach. Na ich podstawie przygotowujemy konfigurację do testów i akceptacji.

Termin uruchomienia zależy od kompletności materiałów, gotowości integracji oraz współpracy Klienta. Klient powinien wykonać testy akceptacyjne, w szczególności scenariusze wyjątkowe, zanim skieruje ruch produkcyjny.

7. Obowiązki Klienta

Klient:

• korzysta z Usługi zgodnie z prawem, umową i przeznaczeniem;
• zapewnia legalność treści, bazy wiedzy, numerów, danych i poleceń przekazywanych do Usługi;
• informuje Rozmówców, że rozmawiają z agentem AI, oraz o nagrywaniu lub transkrypcji, jeśli są stosowane;
• ustala podstawy prawne przetwarzania danych i komunikacji telefonicznej, w tym wymagane zgody;
• nie wykorzystuje Usługi do spamu, oszustw, podszywania się, dyskryminacji, nękania ani obsługi nielegalnych towarów lub usług;
• nie próbuje obchodzić zabezpieczeń, uzyskiwać dostępu do cudzych danych ani zakłócać infrastruktury;
• nadzoruje konfigurację i wyniki agenta adekwatnie do ryzyka własnego procesu.

Możemy odmówić wykonania instrukcji sprzecznej z prawem, umową lub bezpieczeństwem systemu.

8. Opłaty i rozliczenia

Wysokość abonamentu, opłat wdrożeniowych, usage-based lub success fee, limity oraz okres rozliczeniowy określa Zamówienie. Kwoty na stronie mają charakter informacyjny do czasu potwierdzenia indywidualnych warunków.

Faktury wystawiamy z terminem płatności wskazanym w Zamówieniu lub na fakturze. W razie opóźnienia możemy naliczyć odsetki ustawowe i po uprzednim wezwaniu ograniczyć funkcje płatne. Klient ponosi koszty usług zewnętrznych tylko wtedy, gdy Zamówienie wyraźnie tak stanowi.

9. Dostępność, zmiany i wsparcie

Dokładamy profesjonalnej staranności, aby Usługa była dostępna, ale może podlegać pracom technicznym, awariom internetu, operatorów telekomunikacyjnych lub dostawców AI. Gwarantowany poziom dostępności obowiązuje tylko wtedy, gdy został określony w Zamówieniu lub SLA.

Możemy wprowadzać aktualizacje techniczne i bezpieczeństwa. Jeśli zmiana istotnie ogranicza opłaconą funkcję, poinformujemy Klienta z wyprzedzeniem, o ile sytuacja bezpieczeństwa nie wymaga działania natychmiastowego.

10. Dane osobowe i poufność

W odniesieniu do danych Rozmówców i klientów Klienta, haloAgent działa co do zasady jako podmiot przetwarzający. Szczegóły określa podpisana umowa powierzenia danych (DPA), której wzór jest dostępny na stronie DPA / RODO.

Każda ze Stron chroni informacje poufne drugiej Strony i wykorzystuje je wyłącznie do realizacji współpracy. Obowiązek nie dotyczy informacji publicznych, legalnie posiadanych wcześniej albo ujawnianych na podstawie prawa.

11. Własność intelektualna

Usługodawca zachowuje prawa do oprogramowania, interfejsu, konfiguratorów, dokumentacji i rozwiązań ogólnych. Klient zachowuje prawa do własnych materiałów, marki, bazy wiedzy i danych.

Na okres umowy Klient otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z Usługi w zakresie Zamówienia. Klient udziela nam prawa do technicznego przetwarzania dostarczonych materiałów wyłącznie w celu świadczenia Usługi.

12. Odpowiedzialność

Strony odpowiadają na zasadach określonych w prawie i indywidualnej umowie. Klient odpowiada za decyzje biznesowe podjęte na podstawie wyników AI, legalność własnego procesu, treści i instrukcji oraz działania swoich Użytkowników.

W zakresie dozwolonym dla relacji B2B nie odpowiadamy za utracone korzyści ani skutki wynikające wyłącznie z awarii systemu Klienta, operatora telekomunikacyjnego, internetu lub nieautoryzowanej zmiany konfiguracji. Ograniczenia nie mają zastosowania tam, gdzie odpowiedzialności nie można wyłączyć na mocy prawa, w szczególności w razie winy umyślnej.

Ewentualny limit odpowiedzialności powinien zostać określony w indywidualnej umowie, odpowiednio do zakresu wdrożenia i ryzyka.

13. Wsparcie i reklamacje

Zgłoszenia należy wysyłać na kontakt@haloagent.pl, podając firmę, Workspace, opis zdarzenia, czas wystąpienia i — jeśli to możliwe — identyfikator rozmowy. Potwierdzimy przyjęcie i odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie uzgodnionym w Zamówieniu lub SLA.

14. Czas trwania i zakończenie

Okres umowy, wypowiedzenie i ewentualny minimalny okres zobowiązania określa Zamówienie. Każda Strona może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie istotnego naruszenia, które nie zostało naprawione w dodatkowym rozsądnym terminie, albo gdy dalsze świadczenie naruszałoby prawo.

Po zakończeniu współpracy wyłączamy dostęp i postępujemy z danymi zgodnie z DPA, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych oraz kopii bezpieczeństwa usuwanych w zwykłym cyklu rotacji. Eksport danych należy zlecić przed zakończeniem lub w terminie wskazanym w Zamówieniu.

15. Zmiany regulaminu i prawo właściwe

O istotnej zmianie Regulaminu poinformujemy Klienta z odpowiednim wyprzedzeniem. Zmiana wymuszona przepisami lub bezpieczeństwem może wejść w życie wcześniej. Jeżeli zmiana istotnie pogarsza warunki aktywnej umowy, Klient może skorzystać z uprawnień wskazanych w zawiadomieniu lub Zamówieniu.

Do umowy stosuje się prawo polskie. Strony najpierw podejmą próbę rozwiązania sporu polubownie, a następnie przekażą go sądowi właściwemu zgodnie z przepisami lub indywidualną umową.